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Una guía para mejorar la calidad de las donaciones de medicamentos
dirigida a todas las personas y organizaciones que desean hacer donaciones de medicamentos
Haga click aquí para más información sobre el seminario 'European expert seminar on appropriate drug donations'(en Inglés) de Junio 1999.
Esta publicación está disponible también en:
INDICE
INTRODUCCIÓN
Esta información está dirigida a todas las personas y grupos que están planeando organizar y llevar a cabo una donación de medicamentos o material sanitario y quieren mejorar sus prácticas de donación.
La información está organizada como una lista de comprobación y puede utilizarse paso a paso mientras se prepara la donación, como un método de control una vez que la donación está preparada para
embarcar, o para evaluar la donación una vez realizada. El seguimiento de todos los pasos de esta lista asegura una buena práctica en la donación de medicamentos, de acuerdo a las Directrices
sobre Donativos de Medicamentos (1).
La Guía ha sido realizada con la ayuda de muchas personas en el terreno, donantes y receptores. Mucha de esta información es el resultado de los
talleres sobre buenas prácticas en las donaciones de medicamentos que se llevaron a cabo en Holanda los días 11 y 12 de junio de 1.999 (2). La lista no pretende ser exhaustiva ni que todos los
donantes tengan que seguir todos los pasos, y está abierta a comentarios y revisiones (3).
Aunque esta lista para las buenas prácticas en las donaciones de medicamentos está dirigida a las
organizaciones donantes, los receptores podrían utilizarla como realimentación en las prácticas de los donantes, y así mejorar las donaciones.
La razón para el desarrollo de esta guía es el haber
percibido la necesidad de tener una herramienta clara con la cual organizar las donaciones. Esta herramienta debería permitir mostrar a sus usuarios si la donación es apropiada y eficaz en términos de
costes. Dado que la guía está basada en las directrices de la O.M.S., deberá asegurar, si se utiliza ampliamente, unos estándares mínimos de calidad, así como una homogeneización de las donaciones.
La lista de comprobación presenta todo el proceso en varios grados de detalle y ofrece momentos de decisión para que el usuario decida si continúa con el proceso de donación o si dirige sus esfuerzos a
otra clase de donaciones o a otro tipo de acción.
LA COMPROBACIÓN
I) PREPARACIÓN DEL DONANTE
Es importante que el donante esté bien preparado para llevar a cabo la organización de una donación de medicamentos o
material sanitario. Hay un factor importante para determinar si el donante está preparado para hacer donaciones apropiadas de medicamentos. Es posible que una donación de medicinas en esta etapa pueda no ser la
mejor elección que la organización pueda hacer. Puede ser mejor sustituirla por una donación de material médico u organizar un taller de capacitación.
Ejemplo: Los retrasos resultantes de la falta de
papeles de exportación pueden causar la caducidad de medicamentos en un corto plazo de tiempo tras su llegada a destino. La falta de permisos para almacenar medicamentos puede también tener como
resultado la confiscación del stock y la cancelación de la donación.
A) DOCUMENTOS Y PERMISOS (VER TAMBIÉN DIRECTRIZ NÚMERO 9)
- Compruebe si tiene todos los documentos y permisos relativos a la compra de los
productos farmacéuticos solicitados.
- Compruebe si tiene todos los documentos y permisos para el manejo y
almacenamiento de los productos farmacéuticos solicitados.
- Compruebe si tiene todos los documentos y permisos para el transporte y
exportación de los productos farmacéuticos solicitados.
- Compruebe qué requisitos legales existen para una donación.
- Compruebe si la donación cumple con las leyes y regulaciones del país donante.
Por ejemplo, las licencias comerciales para organizaciones donantes son obligatorias en los países de la UE.
- Compruebe qué procedimientos administrativos hay en relación a los productos farmacéuticos.
- Entérese de quién está autorizado para recoger productos farmacéuticos en la organización.
Ejemplo: Quizá su organización no está preparada para donar
medicamentos. Puede aprovechar sus recursos para donar productos menos sensibles, o puede decidir donar sus recursos a una organización especializada en donaciones médicas. Al mismo tiempo puede informarles para qué
quiere que utilicen los recursos donados. Las donaciones en efectivo para compras locales de medicamentos pueden ser también consideradas como una alternativa.
B) SUMINISTRO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS (VER TAMBIÉNDIRECTRICES NÚMEROS 5,6,7)
- Compruebe si tiene su propio stock de suministros farmacéuticos clasificados y
almacenados en buenas condiciones.
- Si usted no tiene su propio stock de suministros farmacéuticos, compruebe
si tiene los medios económicos para financiar la donación, o si tiene los contactos adecuados para suministrar los productos necesarios en las cantidades, composición y dosis necesarias y apropiadas para llevar
a cabo la donación.
- Asegúrese de que su proveedor puede suministrar todos los productos en los envases requeridos.
- Asegúrese de que su proveedor puede suministrar los productos farmacéuticos con
el etiquetado y composición adecuados para el país de destino.
- Compruebe si el proveedor está reconocido en su país como un suministrador
cualificado de productos farmacéuticos para la exportación y si tiene su propio farmacéutico.
- Compruebe si tiene la opción de enviar kits standard para emergencias si se
necesitaran en circunstancias especiales (4).
- Asegúrese de que su proveedor pueda proporcionar los certificados de control de
calidad para todos los productos. Si no fuera posible, que pueda proporcionar los certificados GMP del fabricante. Si esto tampoco es posible compruebe si es posible un control de calidad en el extremo receptor.
Ejemplo: Si no puede garantizar los suministros
farmacéuticos apropiados, intente ponerse en contacto con un proveedor sin ánimo de lucro reconocido con experiencia en este sector, tales como: Central de Compras Mundi, IDA, Action Medeor, o ECHO International
Health Services. O bien, contacte con una organización de cooperación sanitaria y pregúnteles cuál es su proveedor. O elija otros productos para donar. O elija donar kits estándar.
C) TRANSPORTE, SEGUROS Y ALMACENAMIENTO (VER TAMBIÉNDIRECTRIZ NÚMERO 12)
- Decida si el transporte por aire, mar o tierra es el más apropiado para los
productos, el proyecto y el receptor.
- Compruebe si ha tenido un intercambio con la organización receptora sobre la
responsabilidad del transporte.
- Asegúrese de que la empresa de transporte está cualificada para el transporte de
productos farmacéuticos.
- Asegúrese de que ha asegurado adecuadamente el envío
- Asegúrese de que dispone de almacenamiento temporal durante el transporte si se necesita.
- Asegúrese de que ha clarificado todas las condiciones específicas claramente con anterioridad.
- Compruebe que ha calculado el tiempo de llegada dentro de la fecha de caducidad
del producto donado que expire primero. Las Directrices recomiendan que después de la llegada, todos los medicamentos donados tengan una vida útil de al menos un año. (Directriz número 6).
Ejemplo: Los productos no asegurados se pierden para
siempre. Las cosas tienden a perderse en situaciones de emergencia, asegúrese de que éste no sea el fin de la donación por muy difícil que sea encontrar un asegurador o por muy caro que parezca.
D) LA CAPACIDAD Y POLÍTICA DEL DONANTE
- Asegúrese de que su organización está capacitada desde el punto de vista
financiero para gestionar una solicitud de donación.
- Asegúrese de que su organización tiene la logística necesaria para la solicitud de la donación.
- Asegúrese de que su organización tiene los recursos humanos necesarios para realizar la solicitud.
- Compruebe que la solicitud entra dentro de su política de donaciones farmacéuticas, si la tiene.
- Compruebe si necesita firmar un contrato con la organización receptora, y en ese
caso, compruebe que tiene contratos modelo y asegúrese de que la organización receptora los conoce.
- Compruebe qué sucederá después de que sea utilizada esta donación de
medicamentos. Vea si espera una solicitud para otra donación.
- Averigüe cómo se destruirán o se desharán los receptores de los medicamentos no
deseados, no utilizables o caducados (5).
- Averigüe si existen formas de ayudar a que el proyecto del receptor sea sostenible si se desea.
- Compruebe si es suficiente una donación de medicamentos sólo o debería ser parte
de un proyecto más amplio.
- Compruebe cuál es la urgencia de la solicitud.
- Compruebe si debería dividir tareas dentro de su organización.
II) LAS RELACIONES ENTRE EL DONANTE Y LA SOLICITUD DEL RECEPTOR
La segunda etapa es un análisis detallado de la organización
solicitante y de las condiciones en las cuales se origina una solicitud de medicamentos o material médico. Puede ser posible resolver parte del problema organizando una donación, pero debe asegurarse de que el
problema que quiere aliviar tiene realmente un origen médico. Una donación de medicamentos puede no ser siempre la acción apropiada. Una inversión en formación, logística o sanitaria, o una inversión en material
puede ser más efectiva. Aquí interviene la experiencia médica o farmacéutica, y el conocimiento de la situación de los receptores.
Ejemplo: El problema puede no ser la falta de medicamentos,
sino una disputa entre el Hospital y el organismo regional suministrador de los medicamentos. Al enviar una donación puede estar tomando partido sin pretenderlo.
A) ORIGEN DE LA SOLICITUD
- Asegúrese de que conoce a la organización solicitante.
- Compruebe que la organización solicitante conoce las Directrices para las
Donaciones de medicamentos de la O.M.S.
- Compruebe si tienen una copia de esta lista de comprobación.
- Considere si están planeando proponer una relación con la organización solicitante.
- Averigüe qué otros donantes fueron contactados antes de contactarles a ustedes.
- Pregunte por qué contactaron con ustedes.
- Compruebe cuál es la relación de la contraparte con el Ministerio de Salud, y el
organismo de coordinación sanitaria en el país receptor.
- Compruebe si existen regulaciones sobre las importaciones de medicamentos
donados en el país receptor.
- Compruebe si la organización receptora garantiza el desaduanaje.
- Considere si tiene pensado un intercambio de opiniones con el receptor sobre la forma de colaboración.
- Compruebe si tiene ya establecidas formas de colaboración.
- Compruebe si hay más organizaciones activas en la región, similares a la solicitante.
Ejemplo: Una donación representa dinero. Asegúrese de que
su contraparte tiene los mejores intereses de la población en el corazón. Intente no obstruir las relaciones a nivel local y asegúrese de que financia guerras sucias.
B) UNA SOLICITUD DE UNA ORGANIZACIÓN DESCONOCIDA HASTA EL MOMENTO (VER TAMBIÉNDIRECTRIZ NÚMERO 1)
- Asegúrese de que la organización solicitante y/o la población asistida está
dentro de los grupos objetivos de su organización (tal y como se definen en el ideario, la misión del donante).
- Averigüe cuáles son los niveles de atención prestados por la organización
solicitante y si entra dentro de las capacidades de la organización donante.
- Compruebe si la organización solicitante está especializada en ayuda de emergencia o en salud pública.
- Compruebe si el donante quiere o puede dar el apoyo específico necesario.
- Compruebe si la organización solicitante está localizada en un área geográfica
donde el donante es o quiere ser activo.
- Compruebe si es aceptable para el donante el tamaño y el enfoque de la organización solicitante.
- Compruebe si la organización solicitante es una institución reconocida en su país.
- Averigüe cuál es la relación entre la organización solicitante y el Ministerio de Salud.
- Averigüe si existe una colaboración abierta con otras instituciones sanitarias.
- Compruebe si la organización solicitante es conocida por otros donantes que
trabajan en el área geográfica.
- Averigüe los niveles de formación del personal de salud que trabaja en la organización solicitante.
- Compruebe que la organización solicitante cuenta con expertos médicos y
farmacéuticos para la gestión de las donaciones.
- Compruebe si la organización solicitante recibe apoyo de otros donantes, de forma estructural o puntual.
- Considere si la organización solicitante merece una donación de medicamentos gratuitos.
- Compruebe que la organización solicitante tiene la capacidad logística para el manejo de la solicitud.
- Compruebe que la organización solicitante tiene los recursos financieros para gestionar la solicitud.
- Compruebe que la organización solicitante tiene los recursos humanos necesarios
para gestionar la solicitud.
Ejemplo: Asegúrese a quién dona. Esté seguro de que
su contraparte no esté ofreciendo sus servicios al campo militar vecino utilizando sus productos farmacéuticos o que los medicamentos donados no se estén vendiendo en el mercado negro.
C) UNA SOLICITUD DE UNA ORGANIZACIÓN CON LA QUE EXISTEN
RELACIONES PREVIAS (VER TAMBIÉN DIRECTRIZ NÚMERO 1)
- Compruebe si la organización solicitante ha cambiado, por ejemplo, su status,
población objetivo, etc. desde que se recibió la última solicitud.
- Compruebe si ha habido un contacto regular con ellos desde que se recibió la última solicitud.
- Compruebe si han enviado informes sobre la última donación o si hay otros aspectos destacables.
- Compruebe si los efectos de la última donación fueron evaluados por la
organización receptora y por el donante.
- Compruebe cuál es la situación de la organización solicitante y porqué necesitan
todavía medicamentos gratuitos.
- Considere si está satisfecho con el nivel de implicación respecto a la solicitud
actual y la evaluación de la organización donante.
D) EL DONANTE INICIA UNA DONACIÓN
- Compruebe si, en el caso de una emergencia, pueden encontrarse suficientes kits
estándar de emergencia.
- Considere si la organización solicitante necesita realmente los productos
disponibles que puede proporcionar.
- Considere cómo se ha establecido y verificado esa necesidad.
- Compruebe que tiene una lista detallada de la solicitud, incluyendo nombre
genérico, dosis y composición.
- Considere si una donación en efectivo puede ser más apropiada.
- Compruebe que antes de la fecha de llegada ha preparado una lista de los
productos donados y ha informado al receptor de su llegada.
- Asegúrese de que le ha dado al receptor la oportunidad de rechazar o revisar la donación.
Ejemplo: Los regalos pueden ser una carga. Lleva mucho
tiempo, esfuerzo y a menudo dinero, destruir productos no deseados. Y esto cuando existen facilidades para hacerlo (5). Si no se utilizan, estos productos ocuparán un valioso espacio de almacén, crearán un mercado
negro, o serán utilizados incorrectamente.
III) EVALUANDO LA SOLICITUD ACTUAL
De acuerdo con las directrices, todas las donaciones de
medicamentos deberían basarse en necesidades expresadas y no se deberían enviar donaciones sin un consentimiento previo. La evaluación de los contenidos de una solicitud específica de medicamentos es por ello muy
importante.
Ejemplo: Puede ocurrir que un cero sea añadido de forma
inintencionada, u olvidado, en una cantidad en un formulario de solicitud. Si las cantidades entregadas son demasiado grandes el resultado puede ser un aumento en los costes de almacenamiento, transporte y seguros.
Parte de la donación puede probablemente caducar o un mercado paralelo y a menudo indeseable puede ser alentado.
A) FUNDAMENTOS Y ORIGEN DE LA SOLICITUD (VER TAMBIÉN DIRECTRIZ NÚMERO 2)
- Averigüe si la organización solicitante tiene una política de medicamentos.
- Asegúrese de que la donación encaja dentro de la política sanitaria del país
receptor, y no perjudica el desarrollo a largo plazo.
- Averigüe si la solicitud está autorizada por el Ministerio de Salud.
- Intente analizar la situación de la sanidad pública donde la organización solicitante está localizada.
- Intente asegurarse a través de información externa o de la propia organización
solicitante de que una donación de medicamentos es la forma más apropiada de ayudar a la organización.
- Compruebe si se ha considerado una donación en efectivo para la compra de
medicamentos. Puede ser más efectiva, ya que deja más elección a la organización solicitante.
- Compruebe si se han considerado la capacitación o el apoyo logístico para
incrementar la efectividad de futuras donaciones.
- Averigüe si la dirección de la ONG, u otros expertos que trabajen en el país,
pueden suministrarle información sobre asuntos como políticas nacionales y patrones de morbilidad para verificar las peticiones.
Ejemplo: Un receptor tiene conocimientos específicos. Su
contraparte local puede tener más experiencia con los proveedores y con las especificidades del pedido que usted. Apoyarles para hacer el pedido puede verse también como una capacitación
B) FORMALIDADES DE LA SOLICITUD (VER TAMBIÉN DIRECTRICES NÚMERO 9 Y 11)
- Compruebe el nombre, profesión, cargo, dirección, teléfono, fax, y e-mail de la
persona que hace la solicitud.
- Compruebe que la persona está autorizada por la organización solicitante para hacerlo.
- Compruebe que la solicitud está confirmada por un farmacéutico.
- Compruebe quién es el farmacéutico o médico responsable en la organización
solicitante y si tienen una cualificación válida de acuerdo a las autoridades locales.
- Compruebe si hay alguna correspondencia oficial al respecto.
- Compruebe que la organización solicitante está totalmente de acuerdo en recibir la donación.
C) CONTENIDOS DE LA SOLICITUD (VER TAMBIÉNDIRECTRIZ NÚMERO 2)
- Averigüe si alguno de los productos solicitados puede comprarse localmente o en la región.
- Compruebe si la solicitud se ajusta a la política de medicamentos esenciales del país.
- Compruebe si todos los productos solicitados pueden importarse en el país receptor.
- Averigüe si necesitan ser registrados en el país receptor los productos solicitados.
Ejemplo: A causa de los menores costes de transporte, los
líquidos intravenosos producidos localmente eran considerablemente más baratos que los importados. A pesar de la seguridad sobre la calidad, los donantes frecuentemente eligen enviar los líquidos en lugar de dinero.
D) CALIDADES SOLICITADAS (VER TAMBIÉN DIRECTRICES NÚMERO 2 Y 3)
- Compruebe el nombre del medicamento.
- Compruebe que es genérico, y si no lo es, cuál es la justificación para incluirlo en la solicitud.
- Averigüe cuál es el nombre genérico del medicamento.
- Compruebe si el nombre figura en la etiqueta del envase.
- Compruebe que el medicamento forma parte de la lista nacional de medicamentos
esenciales del país, y si no forma parte, cuál es la justificación para la donación.
- Compruebe que el medicamento forma parte de la lista de medicamentos esenciales
de la O.M.S., y si no está incluido, cuál es la justificación.
- Compruebe si la donación de un medicamento solicitado que no aparece en ninguna
de las listas está justificada por un patrón epidemiológico.
- Compruebe si los contenidos generales de la solicitud son coherentes con el
patrón epidemiológico existente en la región en la que trabaja la organización solicitante.
- Averigüe si la solicitud contiene sustancias controladas o peligrosas.
- Compruebe si han sido solicitadas dosificaciones específicas y son comparables
con las acostumbradas del país.
- Compruebe si han sido solicitadas concentraciones específicas y son comparables
con las acostumbradas en el país.
- Compruebe si el empaquetado, tamaño, y la presentación se corresponden con los
acostumbrados en el país.
- Averigüe cuál es la unidad básica en la que el producto es suministrado.
- Averigüe si hay diferentes tamaños de envases para el mismo producto solicitado
y cuál es su justificación.
- Compruebe si los productos son suministrados por diferentes niveles de atención
de salud y si se enmarcan en un máximo uso por esos diferentes niveles.
- Compruebe si el idioma del etiquetado es adecuado.
- Averigüe si el organismo receptor tiene cadena de frío si se necesitara.
Ejemplo: Siga los consejos locales. No fuerce a los
trabajadores de salud a cambiar sus protocolos porque usted decida que no importan distintas concentraciones. Puede causar muertes.
E) CANTIDADES SOLICITADAS (VER TAMBIÉN DIRECTRICES NÚMERO 2 Y 3)
- Compruebe las cantidades respecto a la cantidad de dinero invertida utilizando el análisis ABC.
- Compruebe las cantidades respecto al número medio de tratamientos utilizando el
método inverso de cuantificación.
- Considere evaluando los costes con relación a las prioridades de salud pública
el número de tratamientos con medicamentos con relación a los modelos de morbilidad local.
- Compruebe si las cantidades son acordes con el período para el cual están solicitadas.
- Haga un análisis "qué pasaría si" en una hoja de cálculo para adecuar sus objetivos.
- Vea los resultados y preséntelos, con sus comentarios, como realimentación para
la organización solicitante.
- Pídales sus comentarios.
- Compruebe que las cantidades expresadas están en unidades comprensibles y
lógicas con relación al nivel de atención en el que serán administrados los productos.
- Compruebe si hay errores obvios. Por ejemplo, unidades de 10.000 en lugar de 1.000.
- Compruebe que el receptor tiene la capacidad suficiente para procesar esa
cantidad, incluyendo almacenamiento, transporte, recursos humanos, neveras, congeladores, y que la solicitud se basa en necesidades reales.
Ejemplo: Un receptor tuvo que destruir casi la mitad de las
vacunas recibidas ya que no había juzgado bien su capacidad de almacenamiento en frío.
IV) LOGÍSTICA
El donante debería organizar la logística de la donación en
colaboración con la organización receptora. Al ser una parte de la donación de medicamentos productos sensibles, se debería dar a la comunicación y a la logística la importancia que se merecen.
Ejemplo: El envío ha llegado a la organización receptora.
Todos los documentos estaban en orden, el transporte organizado, y la solicitud bien formulada. Pero resulta que el volumen de algunos productos difiere considerablemente de lo esperado. Como resultado, no hay
suficiente espacio de almacenamiento en frío y por ello los productos se van a estropear.
A) DOCUMENTACIÓN (VER TAMBIÉNDIRECTRIZ NÚMERO 9)
- Compruebe las características logísticas del nivel receptor, como dirección del
consignatario, modos de transporte, formalidades aduaneras.
- Compruebe si tiene los papeles del seguro.
- Compruebe si la lista de contenidos contempla los datos exactos del envío,
incluyendo cantidades, calidades, valor de venta al por mayor, y número de cajas.
- Compruebe si figura el número de la factura.
- Compruebe si el valor declarado de la donación de medicamentos se basa en el
precio al por mayor del genérico equivalente en el país receptor.
- Compruebe si tiene los certificados de calidad para cada medicamento individual (ver directriz número 4).
- Compruebe si hay documentos que muestren que todos los productos farmacéuticos
están registrados en el mercado al cual se exportan. Esto puede ser casi imposible, pues en muchos países el registro de productos farmacéuticos o no existe o está subdesarrollado.
- Compruebe, si son necesarias, si las licencias de importación están disponibles.
- Compruebe si en el contrato entre la organización donante y la organización
solicitante se detalla que los productos son una donación.
- Compruebe si copias de todos estos documentos deben enviarse a la organización
receptora para evitar retrasos innecesarios en fronteras u otros puntos de control, así como para asegurar que se puede llevar a cabo una inspección adecuada a la llegada de los productos.
- Compruebe si los medicamentos se acompañan de información objetiva no sólo para
los trabajadores de salud sino también para el consumidor final.
- Asegúrese de que el transporte cumple con las regulaciones de los países de tránsito.
Ejemplo: Algunas veces las regulaciones del Ministerio de
Salud requieren que ciertos certificados de calidad acompañen a los medicamentos importados. La falta de ellos puede causar largos retrasos antes de que el producto pueda ser distribuido.
B) PREPARACIÓN Y SEGUIMENTO DEL TRANSPORTE
- Compruebe si el transporte se hará por aire, mar o tierra, teniendo en
consideración la diferencia de costes y el tiempo de embarque, así como las condiciones específicas del producto. Los productos que necesiten conservarse en una cadena de frío casi siempre deben enviarse de la
forma más eficaz en el menor tiempo posible.
- Asegúrese de que está claro quién correrá con los costes de transporte De
acuerdo con la directriz número 12, los costes de transporte deberían ser pagados por la agencia donante.
- Asegúrese de que está claro quién paga los costes adicionales que puedan ocurrir
en ruta, como almacenamiento, desaduanaje en puerto, o tasas de importación si se diera el caso.
- Asegúrese de que se ha asegurado el envío para cubrir, pérdidas, daños, a terceros, robos.
- Considere si entregas por partes son una posibilidad.
- Compruebe si el empaquetado y etiquetado han sido adaptados para el último
destinatario, por ejemplo, un hospital, centro de salud, o una farmacia regional.
- Compruebe si conoce la capacidad de manejo de la organización receptora, y el
puerto o aeropuerto de la ciudad, medido en metros cúbicos y peso.
- Asegúrese de que el empaquetado sea suficientemente resistente para hacer frente
a múltiples manejos, viajes largos.
- Compruebe que la calidad del empaquetado tiene cierto estándar mínimo.
- Asegúrese de que las circunstancias climáticas en las que trabaja la
organización receptora se han tenido en consideración por lo que el empaquetado de productos individuales es también muy importante.
- Compruebe si el empaquetado está hecho de tal forma que las cajas pueden ser
manejadas sin necesidad de maquinaria; por ejemplo, las cajas no deberían exceder de 25 o 50 Kg. No se puede presuponer que hay maquinaria disponible siempre en el lugar de destino.
- Compruebe si se han tomado medidas para asegurar en lo posible que se empaqueta
en cada caja un solo tipo de producto.
- Compruebe si se han embalado termómetros de control en las cajas de almacenamiento en frío.
- Compruebe si el etiquetado de la caja es apropiado y está de acuerdo con los
estándares internacionales.
- Compruebe que las etiquetas figuran en los idiomas de los países donante, de tránsito y receptor.
- Asegúrese de que se haga una última revisión para asegurar que los productos
tienen al menos 12, e incluso 18 meses de caducidad desde la llegada al almacén de la organización receptora.
- Asegúrese de que en los productos con una vida inferior a 12 meses, al menos dos
tercios de dicha vida permanecen tras la llegada..
- Asegúrese de se ha definido la ruta de transporte, así como el tiempo y la fecha de llegada.
- Compruebe si está en contacto permanente con la compañía transportadora para
asegurarse de la fecha de llegada y conocer la evolución del envío.
- Considere si se debería realizar una evaluación interna de la donación en esta
etapa para evitar futuros problemas.
Ejemplo: ¿Se ha asegurado que el mantenimiento y control
estén bajo la supervisión de un farmacéutico? El transporte puede llevar hasta seis meses, con temperaturas que varían entre los 5 y los 55 grados centígrados.
C) RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DEL ENVÍO
- Compruebe la fecha exacta de llegada del envío.
- Compruebe si hubo retrasos y porqué.
- Compruebe si llegó el envío completo tal y como estaba previsto, o sólo una
parte. Si llegó parcialmente, averigüe porqué.
- Compruebe si hay daños visibles en el empaquetado externo, en el contenedor, o
en las cajas donde están embalados los productos.
- Si hay algún daño, compruebe de qué tipo, por ejemplo humedad, trozos rotos, arañazos, cortes.
- Compruebe si alguna de las cajas parece haber sido abierta.
- Compruebe si se corresponden los contenidos de las cajas con las listas de envío
en calidad, cantidad, y fechas de caducidad.
- Compruebe si la temperatura de las cajas de almacenamiento subió por encima de
la aceptada en algún momento durante el transporte.
- Compruebe si están completos todos los documentos.
- Compruebe cuáles son las tasas pagadas.
- Compruebe si era lo esperado, y si no, pregunte cuál es la razón.
- Compruebe si están todas las condiciones de almacenamiento en orden.
V) MONITOREO Y EVALUACIÓN
Estos dos elementos no deben ser olvidados, puesto que pueden
hacer que las donaciones futuras sean más eficientes, eficaces, y exitosas. El seguimiento puede lograr mejores resultados si es realizado pro una organización independiente. Este modo de evaluación no compromete
las relaciones entre el donante y la organización receptora.
Ejemplo: Durante años, las donaciones han sido hechas de un
donante a un receptor. Se asumía que todas las partes estaban contentas con los arreglos. Las contrapartes podrían haber estado más contentas y se podrían haber ahorrado costes, si hubiera habido una evaluación.
Muchos medicamentos donados han tenido que ser destruidos por no haberse utilizado. Desafortunadamente nunca se ofreció al receptor unos medios, una herramienta como formularios de feedback o de evaluación, a través
de los cuales tuviera la confianza suficiente para comunicar sus observaciones.
- Asegúrese de que hay un seguimiento y evaluación en colaboración con la organización receptora.
- Compruebe que el formulario de evaluación para los receptores es enviado con los
productos, animando al receptor a comunicarse.
- Compruebe que el formulario de evaluación se diseña y discute cuidadosamente.
- Compruebe que el formulario de evaluación ofrece consejos a los receptores y
tiene en cuenta la relación desequilibrada entre donante y receptor.
- Compruebe que el formulario de evaluación está estandarizado con posibilidades de adaptación.
- Compruebe si los farmacéuticos están implicados.
- Asegúrese de que se envía un nuevo formulario de evaluación a los seis meses de
la llegada, para evaluar: por cuánto tiempo han sido suficiente los suministros, y el método de distribución.
- Trabaje siempre sobre formas para motivar al receptor y al donante a llevar a
cabo una autoevaluación (6).
APÉNDICE
(ABRIL 2000 Wemos Foundation, Amsterdam, Holanda. Wemos es el
coordinador de la Campaña Europea de ONGs a favor de las Donaciones Apropiadas de Medicamentos, formada por DIFÄM-Alemania, PIMED-Francia, PROSALUS-España y WEMOS-Holanda.
El texto original ha sido redactado por Ed Vreeke (consultor),
y editado por Mark Raijmakers (Wemos) y Toni Sheldon (periodista) con la ayuda de Erik Schouten y otros. Los cuatro participaron en el Seminario Europeo de Donaciones Apropiadas de Medicamentos celebrado en Holanda,
los días 11 y 12 de junio de 1.999 (2).
Wemos
P.O.Box 1693. 1000 BR Amsterdam. Holanda
Fax: +31-20-4686008 / Teléfono: +31-20-4688388
e-mail:pharmaceuticals@wemos.nl
web:http://www.wemos.nl
El texto de esta publicación se puede encontrar en la página web de la Campaña:http://www.drugdonations.org
La Campaña está financiada por la Comisión Europea, Dirección General de Desarrollo.
La Campaña española está coordinada por:
PROSALUS
C/María Panés, 4. 28003 Madrid
Fax: +34-915350665 / Teléfono: +34-915336419
e-mail: prosalus@nodo50.org
web:http://www.nodo50.org/prosalus
NOTAS
- OMS, Directrices para Donativos de Medicamentos. Revisadas en 1999.
WHO/EDM/PAR/99.4 (para una copia, contactar con medmail@who.int).
- Seminario Europeo sobre Donaciones Apropiadas de Medicamentos, 11 y 12 de Junio,
Oegstgeest, Holanda. Contactar con Wemos Foundation para más información (pharmaceutical@wemos.nl)
- Puede escribir a Wemos Foundation PO Box 1693, 1000 BR Amsterdam, Holanda. Fax
+31-20-4686006 o a pharmaceutical@wemos.nl
- El nuevo kit de emergencia puede encontrarse en http://www.who.int/medicines/pdf/nehk98_en.pdf (medmail@who.int)
- La O.M.S. ha elaborado unas directrices para eliminación segura de medicamentos
no deseados durante y después de emergencias (WHO/HTP/EDM/99.2). Se puede solicitar en medmail@who.int
- La O.M.S. ha editado un formulario de seguimiento para las donaciones de
medicamentos. Este formulario puede encontrarse en Internet, en http://www.who.int/medicines/pdf/Unhelpfuldonations.pdf o contactando con medmail@who.int
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