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Accueil > Français > Aide pratique > Démarche logistique!Soutenez la campagne  Etape 4 : démarche Logistique Une fois vérifiées la capacité du donateur, la validité de l’organisation requérante et l’adéquation du contenu de
la demande, le donateur peut, en collaboration avec l’organisation bénéficiaire, organiser la logistique du don. Avec des produits aussi sensibles que les médicaments, la logistique requiert une grande attention.
Documentation
Quelles sont les caractéristiques de la logistique du bénéficiaire : adresse du destinataire, mode de transport,
formalités douanières ?Le conditionnement est-il en bonne et due forme ?
Les documents d'assurance sont-ils présents ?
La liste de l'envoi décrit-elle les contenus exacts des colis, les quantités, les noms des produits, la valeur totale,
le nombre de boîtes, etc. ?La facture est-elle présente ?
Avez-vous des certificats de qualité pour chaque médicament ? (l'OMS dispose d'un formulaire standard avec des
demandes minimum)Y a-t-il des documents prouvant que tous les médicaments sont enregistrés sur le marché vers lequel ils sont
exportés ? Cela risque d'être souvent impossible car dans de nombreux pays l'enregistrement des produits pharmaceutiques est soit inexistant, soit peu au point.Les licences d'importation, si elles doivent s'appliquer, sont-elles valables ?
Le contrat entre le donateur et le destinataire indique-t-il que les produits font l'objet d'un don?
Les copies de tous ces documents doivent être envoyées au destinataire afin d'éviter des retards inutiles aux
frontières ou à d'autres points de contrôle, ainsi que pour s'assurer qu'une inspection adéquate peut être effectuée dès l'arrivée des produits.Les médicaments sont-ils accompagnés d'une information objective destinée non seulement aux professionnels
de santé mais également aux patients ?Le transport des médicaments est-il conforme aux réglementations des pays traversés?
Préparation du transport Le transport sera-t-il effectué par avion, par mer ou par route ? Il faut prendre en compte la différence de coût
et de temps de transport, ainsi que les conditions pour des produits spécifiques. Les produits nécessitant une chaîne du froid doivent toujours être transportés selon le mode le plus rapide.Qui paiera les coûts de transport ?Qui paiera les frais complémentaires tels qu'entreposage temporaire, droits de port, taxes à l'importation si
elles sont applicables, et autres frais ?Une assurance adéquate a-t-elle été prise pour couvrir les pertes, les dommages, l'assurance au tiers, le vol, etc
.Des livraisons séparées ont-elles été envisagées ?
Le conditionnement et l'étiquetage sont-ils adaptés pour convenir au destinataire final, par exemple un district,
un hôpital, un centre de santé ou une pharmacie centrale régionale ?Connaissez-vous la capacité de réception, en volume et en poids, dans les ports et aéroports du destinataire ?Si le donateur a emballé lui-même les produits, s'est-il assuré que le matérial d'emballage est assez solide
pour résister aux nombreuses manutentions et à un long voyage ?L’emballage est-il réalisé de manière à ce que les cartons puissent être manipulés sans dispositif mécanique (c'est à dire qu'ils ne doivent pas dépasser 25 ou 50 kilos) ?Leur taille est-elle acceptable? On ne peut pas garantir que des dispositifs mécaniques seront disponibles à
l'arrivée.Vous êtes-vous assuré qu'un carton ne contient qu'une seule sorte de produit, lorsque cela est possible ?
Les "thermomètres de contrôle" ont-ils été placés dans les cartons isothermes ?
L'étiquetage des cartons est-il correct et conforme aux normes internationales, dans la langue du donateur, du
pays de transit et celle du destinataire.Un contrôle final doit être effectué afin de s'assurer que les produits arriveront au moins 12 mois avant leur date
de péremption à leur réception dans l'entrepôt du destinataire, conformément aux principes directeurs de l’OMS. Le trajet a-t-il été défini, ainsi que la date et l'heure d'arrivée?Une assurance adéquate a-t-elle été contractée et payée ?
La gestion du don se fait-elle sous la supervision d'un pharmacien ?
Avez-vous un contact suivi avec la société de transport afin d'être certain de la date d'arrivée ?
Une évaluation par le donateur doit être réalisée à ce stade afin de déceler d'éventuels problèmes qui pourraient
se reproduire dans l'avenir.
Réception de l’envoi
Quelle est la date exacte de l'arrivée des colis, y a-t-il eu un retard et quelle en a été la cause?
L’envoi entier est-il arrivé, comme prévu, ou bien seulement une partie (si tel est le cas, pourquoi) ?
Y a-t-il eu des dommages visibles sur l'emballage extérieur (container), ou sur les cartons dans lesquels les
produits étaient emballés : cartons mouillés, cabossés, déchirés, éraflés, coupés ?Est-il évident que les cartons ont été ouverts ?Le contenu de l’envoi correspond-t-il à la liste et à l’étiquetage des produits: quantité, qualité, date de
péremption ?La température dans les boîtes de stockage réfrigéré est-elle acceptable; la température s'est-elle élevée au
dessus du chiffre normal à un moment donné pendant le transport ?Tous les documents sont-ils complets ?Quelles sont les taxes payées et est-ce conforme à la valeur prévue ; dans la négative, quelle en est la raison ?Toutes les conditions pour le stockage de la marchandise sont-elles réunies sur place ? |
