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Lignes directrices concernant les dons en équipement Télécharger le document Destiné aux donateurs et aux bénéficiaires, ce guide peut également être utile à ceux qui ont l'intention
d'acheter des équipementsUne Publication du Programme Pharmaceutique - Conseil Oecuménique des Eglises (COE) et Services de Soutien
aux Initiatives Communautaires (SSIC)Pourquoi avons-nous besoin de principes directeurs pour les dons en équipements, à l'usage des donateurs et
des bénéficiaires? Bien que les dons d'équipements et de matériel peuvent améliorer l'efficacité des services de santé, il existe de nombreux exemples de dons en équipements ayant causé plus de mal que de bien aux
bénéficiaires. C'est pourquoi les bénéficiaires doivent formuler des politiques sur leurs besoins en équipement et
les faire connaitre au donateur de manière claire, afin que ceux-ci en tiennent compte. Avant de se mettre d'accord sur un don, les donateurs et les bénéficiaires devraient effectuer une évaluation complète des
exigences des deux parties. Le choix définitif des équipements sera déterminé par les coûts, les conditions matérielles et pratiques, la possibilité de se procurer des pièces de rechange et la qualité des services
d'entretien.
RESUME
Recommandations aux bénéficiairesStandardiser l'quipement
Cela améliore les chances dans les domaines suivants: · diminution des frais d'achat et d'entreposage des équipements et des pièces de rechange;
· possibilité de se procurer des modes d'emploi;
· possibilité de recourir à la main-d'oeuvre locale pour le fonctionnement et l'entretien des équipements;
· choix des équipements appropriés.
assurer le concours des services techniques
On peut demander aux techniciens d'examiner les facteurs suivants et de formuler leur avis: · Exigences en matière d'installation, de fonctionnement et d'entretien · Personnel requis (utilisateurs et techniciens) et formation;
· Pièces de rechange indispensables;
· Examen des équipements du point de vue des frais d'utilisation et des performances techniques
Préciser clairement ce qu'il faut joindre aux quipements.
Il faut notamment: · Un jeu complet de documents techniques dans la langue requise;
· Des pièces et fournitures de rechange en nombre à déterminer;
· Une garantie écrite, pour le cas où des équipements défectueux devraient être remplacés ou réparés.
Etablir une liste de contrle (voir plus bas) comportant tous les lments ci-dessus. Cela permet d'assurer que le donateur disposera de tous les éléments lui permettant de répondre aux demandes.
Mentionner d'ventuelles prfrences
Par exemple, si un don en argent est plus approprié qu'un don de matériel étranger, l'indiquer clairement au donateur.
Recommandations aux donateurs
Prendre contact avec le bnficiaire
S'assurer que le bénéficiaire prévu a fourni une descriptioncomplète des équipements requis. Fournir des quipements en bon tat.
Tester les équipements et s'assurer que toutes les pièces etfournitures de rechange figurent dans l'envoi avant l'expédition.Ne pas fournir des équipements usés, endommagés ou superflus. Fournir toute la documentation technique.
Fournir les manuels et schémas de montage, d'utilisation et deréparation dans une langue comprise par les utilisateurs et lestechniciens.
Procurer suffisamment de fournitures spciales et de pices de rechange pour une dure minimum de deux ans.
Inclure la listecomplète des pièces de rechange et donner le nom et l'adresse dudépositaire autorisé. Veiller l'emballage et l'expdition · Utiliser des emballages solides et faciles à manutentionner;
· Inclure la liste complète du contenu des colis;
· Procurer rapidement les documents d'expédition.
Offrir une aide technique.
Veiller notamment à encourager, recommander et offrir la formationdes utilisateurs et du personnel d'entretien
Examiner la réglementation des importations dans le pays de destination.
S'assurer que le bénéficiaire pourra payer les droits de douane etautres taxes liées aux importations. Directives concernant les dons en équipements Les dons d'équipements sont faits pour plusieurs raisons, notamment:
· Un réel désir d'aider · Une reponse à une demande du bénéficiaire · Un désir d'utiliser un équipement de travail qui n'est pasforcément exigé par le donateur
· Les avantages financiers
Cependant, des problèmes surviennent lorsque: · Ceux qui organisent des dons ne sont pas informés des questionsde santé, ou ne connaissent pas les structures des servicessanitaires des bénéficiaires (en général situés dans des pays endéveloppement), et n'admettent pas la nécessité de demander l'avisd'experts
· Souvent des dons d'équipements neufs et inappropriés sont faitspour faire la promotion et le marketing
· Des fabricant, hôpitaux ou médecins privés donnent deséquipements démodés ou dépassés soit pour bénéficier d'exemptionsfiscales soit pour s'en débarrasser
· Il arrive que les donateurs potentiels aient une attitudepaternaliste à l'égard des bénéficiaires, et les considèrent commedes mendiants prêts à accepter n'importe quel équipement. Cesdonateurs ne prennent
même pas la peine de consulter lesbénéficiaires. De leur côté, ceux-ci se compliquent le problème ense sentant obligés d'accepter une aide qui ne leur convient pas,même si cela leur occasionne des frais énormes de
transport ou destaxes à l'importation.
Que faire?
Les donateurs et les bénéficiaires doivent se concerter en tant quepartenaires égaux pour déterminer comment faire en sorte que lesefforts et la bonne volonté qu'implique un don aient le meilleurrésultat possible. Les
bénéficiaires doivent avoir des idéesprécises de leurs besoins en équipements et faire connaitre leurspolitiques aux donateurs et aux utilisateurs de manière claire. Il faut reconnaitre, apprécier et accepter le droit de donner et des'entendre à la reponse 'non merci'. Souvent, le
donateur apprécieénormément un refus (ou une acceptation) justifié par une listedétaillée des besoins.
La liste suivante, qui comprend des critères et des précisionspratiques, peut aider à établir l'inventaire détaillé
des besoins.En examinant les recommandations destinées aux bénéficiaires, onpourra plus facilement décider s'il faut accepter un don ou lerefuser ou encore faire un achat. Quant aux recommandationsdestinées aux
donateurs, elles permettront de décider si tel ou teldon est judicieux. Il importe toutefois que chaque partenairecomprenne ce qui est attendu de sa part et de celle de l'autre.
Responsabilités des bénéficiaires
1.Standardiser l'équipement
Equiper un service médical ne consiste pas seulement à se procurerl'équipement. L'entretien est très important
et peut poser desproblèmes considérables lorsqu'on dispose d'une large gammed'équipements différents.Dans certains pays, on a créé des centres qui offrent une aidetechnique aux services de santé. Ces centres ont
rédigé une listenationale des équipements standard pour limiter le plus possible lenombre des marques utilisées. Cette liste est utile pour les raisons suivantes: · Pour les équipements figurant sur la liste, on dispose enpermanence de pièces de rechange et d'instructions
d'entretien etd'utilisation. · L'installation et la mise en marche sont organisées demanière simplifiée, de même que les opérations
d'entretien don't secharge le personnel technique. · Grâce à des acahts groupés, on peut obtenir des prix plusavantageux et le nombre limité de pièces de rechange nécessairespermet de réduire les stocks. Avant de présenter une demande, vérifiez que l'équipement souhaitéfigure sur la liste nationale.
S'il n'existe pas de liste nationale, il serait utile de commencerà en établir une pour l'unité ou l'hôpital ou encore
, entravaillant en équipe, pour un groupe d'hôpitaux. Les associationsou organes de coordination peuvent établir
une liste destinée àleurs membres. Ce genre de coopération encourage le partage desressources et la mise en commun des données d'expérience. En ce qui concerne la standardisation, il importe de considérer leséléments suivants:· Personnel: effectifs, expérience et formation nécessaires àl'installation, l'utilisation et l'entretien. Considérer
aussi bienle personnel médical que le personnel technique requis. · Emplacement prévu pour l'équipement, sans oublier lespossibilités d'accès et l'espace disponible. · Climat et conditions ambiantes: chaleur (température), humidité,poussière, ventilation, etc.
· Equipements collectifs disponibles: sources d'énergie(électricité, gaz, générateur, combustibles fossiles, bois,
énergiesolaire, éolienne, biogaz, etc), régularité de l'approvisionnement(fluctuations, interruptions, rationnement
, etc.), caractéristiques(voltage, fréquence, phase, alternatif-continu), qualité de l'eau(polluée, salée, dure, douce, etc.) et approvisionnement(conduites, citernes, puits, rivières, pluie, etc.)
· Connaissances et services auxiliaires nécessaires à la mise enplace et à l'utilisation clinique de l'équipement.
Rappelez-vousque les équipements modernes sont très polyvalents et simplifientcertaines procédures, mais qu'ils sont souvent très coûteux etpeuvent exiger de recourir à des spécialistes de la santé et auxservices
d'entretien et de réparation assurés par les fabricants.Même lorsque ces services sont disponibles, il peut être
nécessairede disposer de pièces de rechange et d'outils d'entretien spéciauxqui peuvent être coûteux. Souvent, un équipement perfectionnécomprend des éléments très délicats et il ne faut pas oublier queses fonctions les
plus complexes ne sont souvent pas utilisées. · Entretien : n'oubliez pas que les pièces de rechange coûtentcher, que les appareils sont utilisables pendant qu
,on procède àleur entretien normal et que ces opérations exigent un personneltechnique très compétent. · Disponibilité des fournitures: pour certains équipements, on peutavoir besoin de fournitures impossibles à se
procurer sur place,par example papiers spéciaux, films, filtres, etc. Il faut doncs'assurer que ce materiel est disponible, sans oublier d;enprendre le prix en considération. · Autres exigences liées aux équipements: il convient dedéterminer si un nouvel appareil est compatible avec
leséquipements don't on dispose , s'il faut un local réfrigeré pour lemateriel informatique, des murs renforcés
pour des appareils àrayon X, une chaudière pour les autoclaves, des stabilisateurs decourant pour électrique, etc· Expériences d'autres personnes avec des équipements , desmarques ou des provenances similaires; vérifiez si
l'équipementest fabriqué sur place ou importé règulièrement.Cette liste n'est pas exhaustive. Elle vise simplement à offrir descritères pour aider à déterminer quel
équipement est approprié, dupoint de vue technique et clinique, à l'usage qu'on veut en faire.Si on tient compte
de cette liste , on choisira certainement,en finde compte, un équipement de bonne qualité,solide et capable derésister aux conditions d'utilisation particulières auxquelles ilsera soumis. 2.S'assurer du concours des services techniques
Qu'il s'agisse de rédiger la liste des équipements standard ou decommander du materiel, il convient de faire participer lepersonnel technique à toutes les étapes du processus. Ces expertsconsidéreront les élements
suivants et donneront des conseils: · exigences en matière d'installation, d'utilisation etd'entretien, considérées sous tous les aspects;
· pièces de rechange indispensables et autres fournituresspéciales, leur disponibilité, prix;
· présence des techniciens nécessaires, exigences concernant lepersonnel et son dégré de formation;
· estimation de la durée de vie de l'équipement, en fonction dumodèle, de l'année de fabrication, de l'état des
appareils (neufs,révisés). 3. Préciser clairement ce qu'il faut joindre aux équipements · Tous les équipements doivent être accompagnés d'une documentationtechnique complète concernant
l'installation, l'utilisation, lesréparations et l'entretien (manuels), d'une liste des pièces derechange, de schémas
et des données techniques. Indiquerclairement la langue dans laquelle ces documents doivent êtreremis. Dans la plupart des pays en développement, l'anglais, lefrançais, l'espagnol ou le portugais font office de seconde
langue.Si la documentation n'existe pas dans la langue du pays, insistezpour qu'elle soit fournie dans celle des quatre langues mentionnéesici qui est la plus appropriée. · Tous les équipements doivent être accompagnés de pièces derechange et de fournitures spéciales en quantité
raisonnable. Ilconvient de tenir compte des délais de livraison (entre le momentoù on passe commande des
pièces de rechange et celui où on lesreçoit); si ce délai est de deux ans, il faut disposer d'unequantité suffisante de pièces de rechange et de fournituresspéciales pour couvrir cette période. · Tous les équipements neufs doivent être munis d'une garantie. Sinécessaire, demandez à un juriste de lire les
conditions degarantie et de vous les expliquer. 4. Etablir une liste de contrôle
La liste de contrôle comportera tous les éléments mentionnésci-dessus. Elle permet de s'assurer que le donateur dispose detous les renseignements nécessaires pour faire un don judicieux. 5. Indiquer d'autres préférences
Si une contribution financière permettant d'acheter l'équipementsur place ou dans la région est préférable, plus
économique ou plusfacile à utiliser, indiquez-le clairement. Si certaines conditionsne peuvent pas être remplies,
il faut en discuter avec le donateurpour trouver une solution qui convienne aux deux parties. Ainsi,le donateur comprendra mieux les raisons de tel ou tel choix et neprocurera pas lui-même du matériel de remplacement en
pensant qu'ilfera également l'affaire. Si vous recevez des dons d'équipementdon't vous n'avez pas besoin, informez-en immédiatement ledonateur. Il est également recommandé de prendre contact avec unorganisme de
coordination national.
Responsabilités des donateurs Pour qu'un équipement donné soit utile, il faut qu'il soitinstallé, utilisé et entretenu comme il convient et qu'il réponderéellement à un besoin.
1. Prendre contact avec le bénéficiaire
Avant de fournir n'importe quel équipement, demandez unedescription complète de ce don't le bénéficiaire a besoin (ycompris sa liste de contrôle). Veillez à lui indiquer quellesconditions ne peuvent pas être remplies.
Avant d'expédierl'équipement, il faut s'entendre sur toutes les conditions, celapour garantir que l'on fait un don approprié du point de vueclinique, économique, écologique et technologique. 2. Fournir des équipements en bon état
Que les équipements soient neufs ou révisés, il faut les tester etles munir de toutes leurs pièces, accessoires et
fournitures avantl'expédition. La liste de toutes les pièces doit être fournir aubénéficiaire. Les équipements d'occasion doivent être entièrementrévisés ou remontés; on s'assurera que le fabricant continue àfournir les
pièces de rechange et on indiquera la "durée de vie"approximative du matériel. Des équipements anciens, démodés et superflus pour lesquels on nepeut plus obtenir de pièces de rechange ni
de fournitures ou qui nesont plus suivis par le fabricant sont aussi inutiles dans un paysen développement qu'ils
le seraient dans un pays industrialisé.S'il est difficile pour le donateur d'assurer l'entretien d'unéquipement, cela
sera impossible au bénéficiaire. Ne donnez pas dematériel de ce genre; il vaut mieux le mettre au rebut. 3. Fournir toute la documentation technique
Celle-ci comprend tous les manuels d'installation, d'utilisation,d'entretien et de réparation. Il est parpticulièrement importantd'inclure des schémas techniques, don't les symboles sontinternationaux. La
documentation technique devrait être fourniedans la langue du personnel permanent du service bénéficiaire.Cette documentation est nécessaire même lorsque du personnelétranger est sur les lieux pour aider à la mise
en train. Ilarrive fréquemment que les étrangers partent juste au moment où lesproblèmes se posent, d'où l'importance pour les techniciens dedisposer de documentation. 4. Procurer suffisamment de fournitures spéciales et de piècesde rechange
Les bénéficiaires affrontent souvent des procéduresd'approvisionnement lentes et compliquées, c'est pourquoi leséquipements devraient être accompagnés d'un premier stock defournitures spéciales et de pièces de
rechange prévu pour une duréede deux ans (ou toute autre durée requise), ainsi que de la listecomplète des pièces de rechange. Cette liste doit indiquerclairement le nom et le numéro des pièces, le nom et
l'adressecomplets (y compris, téléphone, de fax, ou e-mail) du fabricant oudu dépositaire agréé. Toute imprécision en matière de description ou de provenance despièces de rechange peut retarder de plusieurs
mois un processusdéjà long.
5. Veiller à l'emballage et à l'expédition
Votre envoi peut devoir passer un temps considérable dans desbateaux, des avions, des trains, des véhicules à moteur, sur desbicyclettes ou à dos d'animaux ou d'hommes. C'est pourquoil'emballage doit être assez robuste
pour résister aux traitementssans ménagement et minimiser les dégâts en cours de transport.Chaque colis doit également
· Comprendre la liste complète de tout ce qu'il contient;
· Être d'une taille qui permette sa manutention par des appareilssimples ou à la main
6. Procurer rapidement les documents d'expédition
Il est arrivé que des envois demeurent dans les ports pendant lesmois, risquant d'être endommagés et accumulant les taxes destationnement (amende pour retard dans la prise en charge), parceque les documents
d'expédition n'avaient pas été présentés à temps.Il est indispensable de procurer rapidement ces documents, quidoivent être envoyés par courier exprès et recommandé. Sipossible, envoyez-les d'abord par fax.
7. Offrir une aide technique
Dans la mesure du possible, encouragez, recommandez et offrez uneformation en vue de l'utilisation et de l'entretien deséquipements. En général, il est très utile d'assurer cetteformation sur place.
8. Examiner la réglementation des importations du pays dedestination
Il peut exister des réglementations concernant les personnes ouinstitutions autorisées à recevoir des dons ou qui imposent destaxes et autres redevances. Il importe d'être au courant de cesdispositions. Il importe
également de considérer si lebénéficiaire est en mesure de payer les frais encourus au niveaulocal.Si vous avez des difficultés à établir les descriptionsd'équipements, il existe des organisations qui peuvent vous
aider.
Exemple de liste de contrôle des équipements
Type d'équipement Description de l'équipement Equipement figurant sur la liste nationale deséquipements standard
Caractéristiques techniques
Fonctions requises Exigences particulières Personnel à disposition pour
· l'installation · l'utilisation · l'entretien · d'autres tâches (préciser)
Emplacement
· lieu · dimensions · accessibilité · type de bâtiment · autres facteurs (préciser)
Climat
· variations de température: diurne, nocturne
· humidité: maximum, minimum
· système de ventilation
· autres facteurs
Equipements collectifs
· source d'énergie · type de combustible · voltage · fréquence · phase · autres facteurs · approvisionnement en eau qualité de l'eau
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