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Etape 1 : préparation du donateur Déterminer si le donateur est en mesure d’organiser un don de médicaments ou de matériel. Cette phase peut
vous révéler à tout moment que votre organisation a plus de savoir et d’expérience pour organiser autre chose qu’un don de médicaments, par exemple un don de matériel médical, ou une formation médicale.
Autorisations et documents Quelle est la réglementation en vigueur concernant les dons de médicaments ?Quelles sont les procédures administratives concernant les médicaments ?
Qui est habilité à collecter les produits médicaux chez le donateur ?
Le don est-il conforme aux règles et procédures existant chez le donateur ?
Tous les documents et autorisations concernant l’achat, la manutention, le stockage, le transport et l’exportation
des produits pharmaceutiques sont-ils tous présents et en bon état? Acquisition des produits pharmaceutiques Votre propre stock de médicaments est-il bien ordonné et est-il entreposé dans des conditions satisfaisantes ?
Si vous n’avez pas votre propre stock de médicaments, avez-vous les moyens financiers de les acheter, ou bien
avez-vous les contacts nécessaires pour vous procurer les médicaments afin de répondre à cette demande quelle qu’en soit la quantité ?ordre ?Votre fournisseur peut-il délivrer tous les médicaments avec le conditionnement demandé ?
Votre fournisseur peut-il délivrer les médicaments avec l’étiquetage et le dosage adéquats pour le pays de
destination ?Votre fournisseur est-il reconnu dans votre pays comme fournisseur qualifié de médicaments pour l’exportation,
a-t-il son propre pharmacien responsable, n’est-il pas une société "boîte à lettres" ?Avez-vous la possibilité de commander des kits d’urgence standard si des circonstances exceptionnelles l'exigent ?
Votre fournisseur peut-il délivrer les certificats de contrôle de qualité pour tous les articles ; dans le cas contraire,
peut-il délivrer les certificats de bonnes pratiques de fabrication du fabricant ? Transport, assurance et stockage
Le transport sera-t-il effectué par air, par mer ou par route? Quel mode convient-t-il le mieux pour les produits,
le projet et le bénéficiaire ? Y a-t-il eu des échanges avec le bénéficiaire quant à la prise en charge du transport ?La compagnie de transport que vous avez contactée est-elle qualifiée pour transporter des produits pharmaceutiques ?
Avez-vous contracté l’assurance qui convient ?
Un stockage temporaire est-il nécessaire durant le transport, et si oui, est-il prévu ?Toutes les conditions
particulières ont-elles été spécifiées à l'avance ?Avez-vous calculé quelle serait l’antériorité de la date d’arrivée par rapport à la date de péremption des médicaments ?
Organisation et politique interne du donateur Votre organisation est-elle apte à répondre à une demande de don, sur le plan des finances, de la logistique et
des ressources humaines ?La demande correspond-elle à une politique de "dons de médicaments", en avez-vous une ou bien devez-vous
en adopter une ? Sur quels motifs décidez-vous de faire un don ?Est-il nécessaire de signer un contrat avec le bénéficiaire, et si oui avez-vous des contrats standard ?
Qu'arrivera-t-il lorsque ces médicaments auront été fournis ?
Devez-vous vous attendre à une autre demande de don ?
Que fera le bénéficiaire de médicaments non désirés, non utilisables, arrivés à expiration, comment s'en
débarrassera-t-il ?La quantité de médicaments est-elle conforme à la demande ou s’agit-il d’un envoi partiel dans le cadre d'un
projet ? Quelle est l'urgence de la demande ?
Les tâches doivent-elles être réparties au sein de votre organisation et si oui, comment ? |
