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Destiné aux donateurs et aux bénéficiaires, ce guide peut également être utile à
ceux qui ont l'intention d'acheter des équipements
Une Publication du Programme Pharmaceutique - Conseil Oecuménique des
Eglises (COE) et Services de Soutien aux Initiatives Communautaires (SSIC)
Pourquoi avons-nous besoin de principes directeurs pour les dons en
équipements, à l'usage des donateurs et des bénéficiaires? Bien que les dons d'équipements et de matériel peuvent améliorer l'efficacité des services de santé,
il existe de nombreux exemples de dons en équipements ayant causé plus de mal que de bien aux bénéficiaires. C'est pourquoi les bénéficiaires doivent
formuler des politiques sur leurs besoins en équipement et les faire connaitre au donateur de manière claire, afin que ceux-ci en tiennent compte. Avant de se
mettre d'accord sur un don, les donateurs et les bénéficiaires devraient effectuer une évaluation complète des exigences des deux parties. Le choix définitif des
équipements sera déterminé par les coûts, les conditions matérielles et pratiques, la possibilité de se procurer des pièces de rechange et la qualité des
services d'entretien.
RESUME
Recommandations aux bénéficiaires
- Standardiser l'équipement
Cela améliore les chances dans les domaines suivants:
- diminution des frais d'achat et d'entreposage des équipements et des pièces de rechange;
- possibilité de se procurer des modes d'emploi;
- possibilité de recourir à la main-d'oeuvre locale pour le
fonctionnement et l'entretien des équipements;
- choix des équipements appropriés.
- 'assurer le concours des services techniques
On peut demander aux techniciens d'examiner les facteurs suivants et de formuler leur avis:
- Exigences en matière d'installation, de fonctionnement et
d'entretien
- Personnel requis (utilisateurs et techniciens) et formation;
- Pièces de rechange indispensables;
- Examen des équipements du point de vue des frais d'utilisation et
des performances techniques
- Préciser clairement ce qu'il faut joindre aux équipements.
Il faut notamment:
- Un jeu complet de documents techniques dans la langue requise;
- Des pièces et fournitures de rechange en nombre à déterminer;
- Une garantie écrite, pour le cas où des équipements défectueux devraient être remplacés ou réparés.
- Etablir une liste de contrôle (voir plus bas) comportant tous les éléments ci-dessus. Cela permet d'assurer que le donateur disposera de tous les
éléments lui permettant de répondre aux demandes.
- Mentionner d'éventuelles préférences
Par exemple, si un don en argent est plus approprié qu'un don de matériel étranger, l'indiquer clairement au donateur.
Recommandations aux donateurs
- Prendre contact avec le bénéficiaire
S'assurer que le bénéficiaire prévu a fourni une descriptioncomplète des équipements requis.
- Fournir des équipements en bon état.
Tester les équipements et s'assurer que toutes les pièces etfournitures de rechange figurent dans l'envoi avant l'expédition.Ne pas fournir des
équipements usés, endommagés ou superflus.
- Fournir toute la documentation technique.
Fournir les manuels et schémas de montage, d'utilisation et deréparation dans une langue comprise par les utilisateurs et lestechniciens.
- Procurer suffisamment de fournitures spéciales et de pièces de rechange pour une durée minimum de deux ans.
Inclure la listecomplète des pièces de rechange et donner le nom et l'adresse dudépositaire autorisé.
- Veiller à l'emballage et à l'expédition
- Utiliser des emballages solides et faciles à manutentionner;
- Inclure la liste complète du contenu des colis;
- Procurer rapidement les documents d'expédition.
- Offrir une aide technique.
Veiller notamment à encourager, recommander et offrir la formationdes utilisateurs et du personnel d'entretien
- Examiner la réglementation des importations dans le pays de destination.
S'assurer que le bénéficiaire pourra payer les droits de douane etautres taxes liées aux importations.
Directives concernant les dons en équipements
Les dons d'équipements sont faits pour plusieurs raisons,
notamment:
- Un réel désir d'aider
- Une reponse à une demande du bénéficiaire
- Un désir d'utiliser un équipement de travail qui n'est pasforcément exigé par le donateur
- Les avantages financiers
Cependant, des problèmes surviennent lorsque:
- Ceux qui organisent des dons ne sont pas informés des questionsde santé, ou ne connaissent pas les structures des servicessanitaires des
bénéficiaires (en général situés dans des pays endéveloppement), et n'admettent pas la nécessité de demander l'avisd'experts
- Souvent des dons d'équipements neufs et inappropriés sont faitspour faire la promotion et le marketing
- Des fabricant, hôpitaux ou médecins privés donnent deséquipements
démodés ou dépassés soit pour bénéficier d'exemptionsfiscales soit pour s'en débarrasser
- Il arrive que les donateurs potentiels aient une attitudepaternaliste à
l'égard des bénéficiaires, et les considèrent commedes mendiants prêts à accepter n'importe quel équipement. Cesdonateurs ne prennent même pas la peine de consulter lesbénéficiaires. De leur côté, ceux-ci se
compliquent le problème ense sentant obligés d'accepter une aide qui ne
leur convient pas,même si cela leur occasionne des frais énormes de
transport ou destaxes à l'importation.
Que faire?
Les donateurs et les bénéficiaires doivent se concerter en tant quepartenaires égaux pour déterminer comment faire en sorte que lesefforts et la bonne volonté
qu'implique un don aient le meilleurrésultat possible. Les bénéficiaires doivent
avoir des idéesprécises de leurs besoins en équipements et faire connaitre
leurspolitiques aux donateurs et aux utilisateurs de manière claire.
Il faut reconnaitre, apprécier et accepter le droit de donner et des'entendre à la
reponse 'non merci'. Souvent, le donateur apprécieénormément un refus (ou une acceptation) justifié par une listedétaillée des besoins.
La liste suivante, qui comprend des critères et des précisionspratiques, peut
aider à établir l'inventaire détaillé des besoins.En examinant les recommandations destinées aux bénéficiaires, onpourra plus facilement décider s'il faut accepter un don ou lerefuser ou encore faire un achat. Quant aux recommandationsdestinées aux donateurs, elles permettront de décider si tel ou
teldon est judicieux. Il importe toutefois que chaque partenairecomprenne ce qui
est attendu de sa part et de celle de l'autre.
Responsabilités des bénéficiaires
1.Standardiser l'équipement
Equiper un service médical ne consiste pas seulement à se procurerl'équipement. L'entretien est très important et peut poser desproblèmes considérables lorsqu'on dispose d'une large gammed'équipements différents.
Dans certains pays, on a créé des centres qui offrent une aidetechnique aux
services de santé. Ces centres ont rédigé une listenationale des équipements standard pour limiter le plus possible lenombre des marques utilisées.
Cette liste est utile pour les raisons suivantes:
- Pour les équipements figurant sur la liste, on dispose enpermanence de
pièces de rechange et d'instructions d'entretien etd'utilisation.
- L'installation et la mise en marche sont organisées demanière simplifiée,
de même que les opérations d'entretien don't secharge le personnel technique.
- Grâce à des acahts groupés, on peut obtenir des prix plusavantageux et
le nombre limité de pièces de rechange nécessairespermet de réduire les stocks.
Avant de présenter une demande, vérifiez que l'équipement souhaitéfigure sur la liste nationale.
S'il n'existe pas de liste nationale, il serait utile de commencerà en établir une pour l'unité ou l'hôpital ou encore, entravaillant en équipe, pour un groupe
d'hôpitaux. Les associationsou organes de coordination peuvent établir une liste
destinée àleurs membres. Ce genre de coopération encourage le partage
desressources et la mise en commun des données d'expérience.
En ce qui concerne la standardisation, il importe de considérer leséléments suivants:
- Personnel: effectifs, expérience et formation nécessaires àl'installation,
l'utilisation et l'entretien. Considérer aussi bienle personnel médical que le personnel technique requis.
- Emplacement prévu pour l'équipement, sans oublier lespossibilités d'accès et l'espace disponible.
- Climat et conditions ambiantes: chaleur (température),
humidité,poussière, ventilation, etc.
- Equipements collectifs disponibles: sources d'énergie(électricité, gaz,
générateur, combustibles fossiles, bois, énergiesolaire, éolienne, biogaz, etc), régularité de l'approvisionnement(fluctuations, interruptions,
rationnement, etc.), caractéristiques(voltage, fréquence, phase,
alternatif-continu), qualité de l'eau(polluée, salée, dure, douce, etc.) et
approvisionnement(conduites, citernes, puits, rivières, pluie, etc.)
- Connaissances et services auxiliaires nécessaires à la mise enplace et à
l'utilisation clinique de l'équipement. Rappelez-vousque les équipements modernes sont très polyvalents et simplifientcertaines procédures, mais
qu'ils sont souvent très coûteux etpeuvent exiger de recourir à des
spécialistes de la santé et auxservices d'entretien et de réparation
assurés par les fabricants.Même lorsque ces services sont disponibles, il
peut être nécessairede disposer de pièces de rechange et d'outils
d'entretien spéciauxqui peuvent être coûteux. Souvent, un équipement
perfectionnécomprend des éléments très délicats et il ne faut pas oublier
queses fonctions les plus complexes ne sont souvent pas utilisées.
- Entretien : n'oubliez pas que les pièces de rechange coûtentcher, que les
appareils sont utilisables pendant qu,on procède àleur entretien normal et que ces opérations exigent un personneltechnique très compétent.
- Disponibilité des fournitures: pour certains équipements, on peutavoir
besoin de fournitures impossibles à se procurer sur place,par example papiers spéciaux, films, filtres, etc. Il faut doncs'assurer que ce materiel est disponible, sans oublier d;enprendre le prix en considération.
- Autres exigences liées aux équipements: il convient dedéterminer si un
nouvel appareil est compatible avec leséquipements don't on dispose , s'il
faut un local réfrigeré pour lemateriel informatique, des murs renforcés
pour des appareils àrayon X, une chaudière pour les autoclaves, des
stabilisateurs decourant pour électrique, etc.
- Expériences d'autres personnes avec des équipements , desmarques ou
des provenances similaires; vérifiez si l'équipementest fabriqué sur place ou importé règulièrement.
Cette liste n'est pas exhaustive. Elle vise simplement à offrir descritères pour aider à déterminer quel équipement est approprié, dupoint de vue technique et
clinique, à l'usage qu'on veut en faire.Si on tient compte de cette liste , on
choisira certainement,en finde compte, un équipement de bonne qualité,solide et
capable derésister aux conditions d'utilisation particulières auxquelles ilsera soumis.
2.S'assurer du concours des services techniques
Qu'il s'agisse de rédiger la liste des équipements standard ou decommander du materiel, il convient de faire participer lepersonnel technique à toutes les étapes du processus. Ces expertsconsidéreront les élements suivants et donneront des conseils:
- exigences en matière d'installation, d'utilisation etd'entretien, considérées sous tous les aspects;
- pièces de rechange indispensables et autres fournituresspéciales, leur disponibilité, prix;
- présence des techniciens nécessaires, exigences concernant
lepersonnel et son dégré de formation;
- estimation de la durée de vie de l'équipement, en fonction dumodèle, de
l'année de fabrication, de l'état des appareils (neufs,révisés).
3. Préciser clairement ce qu'il faut joindre aux équipements
- Tous les équipements doivent être accompagnés d'une
documentationtechnique complète concernant l'installation, l'utilisation,
lesréparations et l'entretien (manuels), d'une liste des pièces derechange,
de schémas et des données techniques. Indiquerclairement la langue dans laquelle ces documents doivent êtreremis. Dans la plupart des pays en développement, l'anglais, lefrançais, l'espagnol ou le portugais font
office de seconde langue.Si la documentation n'existe pas dans la langue
du pays, insistezpour qu'elle soit fournie dans celle des quatre langues
mentionnéesici qui est la plus appropriée.
- Tous les équipements doivent être accompagnés de pièces derechange
et de fournitures spéciales en quantité raisonnable. Ilconvient de tenir compte des délais de livraison (entre le momentoù on passe commande
des pièces de rechange et celui où on lesreçoit); si ce délai est de deux
ans, il faut disposer d'unequantité suffisante de pièces de rechange et de
fournituresspéciales pour couvrir cette période.
- Tous les équipements neufs doivent être munis d'une garantie.
Sinécessaire, demandez à un juriste de lire les conditions degarantie et de vous les expliquer.
4. Etablir une liste de contrôle
La liste de contrôle comportera tous les éléments mentionnésci-dessus. Elle permet de s'assurer que le donateur dispose detous les renseignements
nécessaires pour faire un don judicieux.
5. Indiquer d'autres préférences
Si une contribution financière permettant d'acheter l'équipementsur place ou dans la région est préférable, plus économique ou plusfacile à utiliser,
indiquez-le clairement. Si certaines conditionsne peuvent pas être remplies, il
faut en discuter avec le donateurpour trouver une solution qui convienne aux
deux parties. Ainsi,le donateur comprendra mieux les raisons de tel ou tel choix
et neprocurera pas lui-même du matériel de remplacement en pensant qu'ilfera
également l'affaire. Si vous recevez des dons d'équipementdon't vous n'avez pas besoin, informez-en immédiatement ledonateur. Il est également recommandé de prendre contact avec unorganisme de coordination national.
Responsabilités des donateurs
Pour qu'un équipement donné soit utile, il faut qu'il soitinstallé, utilisé et entretenu comme il convient et qu'il réponderéellement à un besoin.
1. Prendre contact avec le bénéficiaire
Avant de fournir n'importe quel équipement, demandez unedescription complète de ce don't le bénéficiaire a besoin (ycompris sa liste de contrôle). Veillez à lui
indiquer quellesconditions ne peuvent pas être remplies. Avant
d'expédierl'équipement, il faut s'entendre sur toutes les conditions, celapour
garantir que l'on fait un don approprié du point de vueclinique, économique, écologique et technologique.
2. Fournir des équipements en bon état
Que les équipements soient neufs ou révisés, il faut les tester etles munir de toutes leurs pièces, accessoires et fournitures avantl'expédition. La liste de
toutes les pièces doit être fournir aubénéficiaire. Les équipements d'occasion
doivent être entièrementrévisés ou remontés; on s'assurera que le fabricant
continue àfournir les pièces de rechange et on indiquera la "durée de
vie"approximative du matériel.
Des équipements anciens, démodés et superflus pour lesquels on nepeut plus
obtenir de pièces de rechange ni de fournitures ou qui nesont plus suivis par le fabricant sont aussi inutiles dans un paysen développement qu'ils le seraient dans un pays industrialisé.S'il est difficile pour le donateur d'assurer l'entretien
d'unéquipement, cela sera impossible au bénéficiaire. Ne donnez pas dematériel de ce genre; il vaut mieux le mettre au rebut.
3. Fournir toute la documentation technique
Celle-ci comprend tous les manuels d'installation, d'utilisation,d'entretien et de réparation. Il est parpticulièrement importantd'inclure des schémas techniques, don't les symboles sontinternationaux. La documentation technique devrait être
fourniedans la langue du personnel permanent du service bénéficiaire.Cette
documentation est nécessaire même lorsque du personnelétranger est sur les lieux pour aider à la mise en train. Ilarrive fréquemment que les étrangers partent juste au moment où lesproblèmes se posent, d'où l'importance pour les techniciens dedisposer de documentation.
4. Procurer suffisamment de fournitures spéciales et de piècesde rechange
Les bénéficiaires affrontent souvent des procéduresd'approvisionnement lentes et compliquées, c'est pourquoi leséquipements devraient être accompagnés d'un premier stock defournitures spéciales et de pièces de rechange prévu pour une
duréede deux ans (ou toute autre durée requise), ainsi que de la listecomplète
des pièces de rechange. Cette liste doit indiquerclairement le nom et le numéro des pièces, le nom et l'adressecomplets (y compris, téléphone, de fax, ou e-mail) du fabricant oudu dépositaire agréé.
Toute imprécision en matière de description ou de provenance despièces de
rechange peut retarder de plusieurs mois un processusdéjà long.
5. Veiller à l'emballage et à l'expédition
Votre envoi peut devoir passer un temps considérable dans desbateaux, des avions, des trains, des véhicules à moteur, sur desbicyclettes ou à dos
d'animaux ou d'hommes. C'est pourquoil'emballage doit être assez robuste pour
résister aux traitementssans ménagement et minimiser les dégâts en cours de
transport.Chaque colis doit également
- Comprendre la liste complète de tout ce qu'il contient;
- Être d'une taille qui permette sa manutention par des appareilssimples ou à la main
6. Procurer rapidement les documents d'expédition
Il est arrivé que des envois demeurent dans les ports pendant lesmois, risquant d'être endommagés et accumulant les taxes destationnement (amende pour
retard dans la prise en charge), parceque les documents d'expédition n'avaient
pas été présentés à temps.Il est indispensable de procurer rapidement ces
documents, quidoivent être envoyés par courier exprès et recommandé.
Sipossible, envoyez-les d'abord par fax.
7. Offrir une aide technique
Dans la mesure du possible, encouragez, recommandez et offrez uneformation en vue de l'utilisation et de l'entretien deséquipements. En général, il est très
utile d'assurer cetteformation sur place.
8. Examiner la réglementation des importations du pays dedestination
Il peut exister des réglementations concernant les personnes ouinstitutions autorisées à recevoir des dons ou qui imposent destaxes et autres redevances.
Il importe d'être au courant de cesdispositions. Il importe également de
considérer si lebénéficiaire est en mesure de payer les frais encourus au
niveaulocal.
Si vous avez des difficultés à établir les descriptionsd'équipements, il existe des
organisations qui peuvent vous aider.Pour tout renseignement à ce sujet ou
toute autre questionconcernant les lignes directrices pour les équipements,
veuillezvous adresser à:
La Directrice Programme Pharmaceutique
P.O. Box 73860
Nairobi,Kenya
Tel 254 2 444832/445020
Fax 254 2 440306
E-mail:ciss@net2000ke.com
Exemple de liste de contrôle des équipements
- Type d'équipement
- Description de l'équipement
- Equipement figurant sur la liste nationale deséquipements standard
- Caractéristiques techniques
- Fonctions requises
- Exigences particulières
- Personnel à disposition pour
- l'installation
- l'utilisation
- l'entretien
- d'autres tâches (préciser)
- Emplacement
- lieu
- dimensions
- accessibilité
- type de bâtiment
- autres facteurs (préciser)
- Climat
- variations de température: diurne, nocturne
- humidité: maximum, minimum
- système de ventilation
- autres facteurs
- Equipements collectifs
- source d'énergie
- type de combustible
- voltage
- fréquence
- phase
- autres facteurs
- approvisionnement en eau qualité de l'eau
- Autres commentaires
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