World Council of Churches (WCC) - Community Initiatives Support Service (CISS) Una guida per chi riceve e per chi dona. Utile anche per chi vuole pianificarne l'acquisto. Sommario Responsabilita' del ricevente Responsabilita' del donatore Un esempio di check-list Perché delle linee guida necessarie sia per chi riceve sia per chidona? Perché, se la donazione di apparecchiature mediche ha lapotenzialità di incrementare l'efficienza delle strutturesanitarie, l'esperienza ha dimostrato che questa può creare nelricevente più problemi che benefici. Il ricevente dovrebbealtrettanto, sviluppare una linea di condotta, in modo da formulareuna chiara richiesta delle apparecchiature necessarie; presentarlaal donatore il quale dovrebbe rispettarla. Prima di fissare unaccordo di donazione il ricevente e il donatore dovrebbero fareun'attenta valutazione delle esigenze di entrambe le parti. Lascelta finale dell'apparecchiatura sarà limitata dai costi, dallecondizioni ambientali e operazionali, dalla disponibilità circa lafornitura dei pezzi di ricambio e dalla qualità del servizio diassistenza. Sommario Ricevente Standardizzare le apparecchiature Questo assicura una più alta probabilità di: Acquisto di pezzi di ricambio a prezzi economici e un piùappropriato stoccaggio Disponibilità di manuali d'uso Disponibilità di esperti locali nelle procedure di funzionamentoe di manutenzione Selezione di apparecchiature appropriate. Coinvolgimento di personale tecnico Ai tecnici può essere richiesto di esaminare e di consigliare perquanto riguarda: Installazione, funzionamento e assistenza richiesta Personale e training richiesto per gli operatori e i tecnici I ricambi essenziali Adeguatezza dell'apparecchiatura in termini di costi efunzionalità tecnica. Specificare chiaramente gli articoli di accompagnamento all'apparecchiatura Queste dovrebbero includere: Documenti tecnici in lingua locale Un'adeguata quantità di pezzi di ricambio Un documento di garanzia per la sostituzione o la riparazionedell'apparecchiatura se difettosa. Preparare una check-list con i punti precedenti Questo assicura che il donatore riceva sufficienti informazioni perun'adeguata risposta. Segnalare preferenze alternative Ad esempio, se un contributo finanziario è più indicato di unadonazione diretta d'apparecchiature dall'estero, esporlochiaramente al donatore.   Donatore Comunicare con il ricevente Assicurarsi che il potenziale ricevente abbia provveduto ad unadescrizione dettagliata dell'apparecchiatura richiesta.  Inviare apparecchiature completamente funzionanti Testare l'apparecchiatura e assicurarsi che tutti i pezzi e imateriali siano inclusi nell'imballo, prima dell'invio. Non inviareapparecchiature usurate, rotte o in sovrabbondanza. Inviare tutta la documentazione tecnica Manuali per l'installazione, l'operatività, la manutenzione e lariparazione dovrebbero essere disponibili in lingua comprensibileagli operatori e dai tecnici locali. Inviare sufficienti materiale di consumo e pezzi di ricambio peralmeno due anni Includere una lista completa dei pezzi di ricambio e indicare gliestremi del rivenditore autorizzato.  Predisporre adeguato imballaggio e relativa spedizione Usare materiali robusti per imballo ma di dimensioni facilmentemaneggevoli Includere una lista di tutti i colli Inviare prontamente la documentazione di spedizione. Offrire assistenza tecnica Questo include promuovere, raccomandare e provvedere allaformazione degli operatori e del personale della manutenzione. Conoscere le leggi sull'importazione del paese del ricevente Assicurarsi che il ricevente possa coprire le spese o le eventualitasse connesse all'importazione di beni.    Donazioni di apparecchiature possono essere fatte come conseguenza di: Un genuino desiderio di aiutare Specifica richiesta del ricevente Un desiderio di utilizzare un'apparecchiatura non necessaria Un guadagno finanziario  I problemi sorgono quando: Il donatore non ha conoscenza in ambito sanitario, o non è alcorrente della struttura sanitaria del ricevente (generalmentepaesi in via di sviluppo), e non comprende il bisogno di ricorrerea consigli di esperti. La donazione riguarda apparecchiature nuove ma inappropriate comerisultato di campagne promozionali e pubblicitarie. Ditte, ospedali, medici privati donano apparecchiature antiquateo fuori produzione, per beneficiare di sgravi fiscali o pereliminare apparecchi in sovrappiù. Il potenziale donatore si pone nei confronti del ricevente comeun benefattore e vede loro come dei barboni disperati cheabbisognano di qualunque apparecchiatura e considera non valga lapena consultarli. Il ricevente potrebbe sentirsi, così, obbligatoad accettare qualunque donazione, anche se non necessaria, o se icosti, d'importazione o di trasporto, sono proibitivi.  Che cosa bisogna fare?   Il donatore e il ricevente devono, come partner allo stesso piano,lavorare affinché lo sforzo e l'amicizia implicati nella donazionepossano essere messi a frutto nel modo migliore.I l diritto di dire o ricevere un "no, grazie" dovrebbe essereespresso, apprezzato e accettato. Un rifiuto (o un'accettazione)che è giustificato da comprensive dichiarazioni di bisogno è spessoapprezzato dal donatore.  Un aiuto nella stesura di una completa richiesta può essererappresentato dalla seguente lista di criteri Lavorando con unalista di criteri sia al donatore sia al ricevente può risultarefacile decidere se accettare o no la donazione, effettuare unacquisto, o fare una donazione particolare. Ogni parte devecomprendere cosa ci sia aspetta da essa e dalla controparte.    Responsabilita' del ricevente Uniformare le apparecchiature Equipaggiare un'unità medica è molto di più che ottenere delleapparecchiature. La manutenzione è essenziale e mantenere un vastonumero di apparecchiature può diventare problematico. Alcuni Stati hanno dei centri d'assistenza che provvedono alsupporto tecnico dei servizi sanitari. Questi Centri potrebberocompilare degli Elenchi Base delle Apparecchiature (StandardEquipment List) a carattere nazionale, in modo da ridurre al minimoil numero di fornitori. La lista è utile perché: le apparecchiature riportate possono essere pienamente assistitein termini di materiali di ricambio,manutenzione, istruzionioperative. l'installazione, i processi operativi per gli utilizzatori, leprocedure di manutenzione per il personale tecnico vengono ridotti. si possono ottenere minori prezzi per acquisti di una certaquantità, e più facile è la gestione per l'immagazzinamento deipezzi. Prima di effettuare una richiesta controllare che l'apparecchiaturasia presente sulla lista nazionale. Se una lista nazionale non è disponibile è conveniente crearne unaper l'ospedale, o se si lavora in team, per un gruppo d'ospedali.Associazioni o agenzie possono farle per i loro membri. Talecooperazione incoraggia la condivisione di risorse ed esperienze. Importanti questioni vanno considerate con riguardo ai fini della standardizzazione: L'esperienza dello staff, il tirocinio richiesto perl'installazione, l'operatività, la manutenzione. Valutare sia ilpersonale clinico che quello tecnico di servizio richiesto peroperare con l'apparecchiatura. Il posizionamento dell'apparecchiatura include l'accessibilitàdel luogo e le dimensioni dello spazio a disposizione. Condizioni ambientali e climatiche (temperatura, umidità,ventilazione etc.) Servizi: fornitura energetica (elettrica, gas, carbone etc.)modalità di fornitura (fluttuante, razionata, etc.) ecaratteristiche (frequenza, voltaggio, etc.), qualità dell'acqua(inquinata, salata, dura etc.) e principali fontid'approvvigionamento (tubi, cisterne, pozzi, fiumi, pioggia etc.). Servizio di supporto richiesto per funzionamento, procedure e usoclinico dell'apparecchiatura. Ricordarsi che le moderneapparecchiature possono offrire un'ampia varietà di modi operativi,questo potrebbe semplificare certe procedure, ma sono spessocostose e necessitano di personale sanitario specializzato e unarete di servizi per l'assistenza e la riparazione; e anche sequesti sono presenti possono richiedere pezzi di ricambio oattrezzi costosi. Apparecchiature complesse spesso hanno partimolto delicate. Inoltre bisogna ricordare che talvolta modalitàoperative particolarmente specialistiche offertedall'apparecchiatura rimangono inutilizzate. Costi di mantenimento: in termini di pezzi di ricambio, tempipassivi durante il funzionamento, e il livello di esperienza dellostaff tecnico richiesto. Disponibilità del materiale di consumo: alcune apparecchiaturerichiedono particolari tipi di materiale di consumo non facilmentereperibili localmente (carta termica, filtri, etc.). Questi sonocosti ricorrenti e la loro disponibilità dovrebbe essereassicurata. Altre specifiche in relazione all'apparecchiatura: se eventualiinnovazioni saranno conformi all'esistente; se sono necessariambienti raffreddati per componenti elettronici, stabilizzatori dicorrente ect. Esperienza di altri con lo stesso tipo d'apparecchiatura, marca,fornitore. Controllare se l'apparecchiatura è confezionatalocalmente o importata regolarmente.  Questa lista non è esauriente. Essa mira a provvedere ad alcunicriteri per aiutare nel definire quello che è più appropriato siasul piano tecnologico sia clinico. Seguendo questa lista, la sceltafinale dell'apparecchiatura dovrebbe essere di alta qualità,solida, robusta e un modello resistente alle condizioni ambientalie operative. Coinvolgimento di personale tecnico   Nello formulare la lista dei modelli di apparecchiature (SEL) onell'ordinare le apparecchiature il personale tecnico dovrebbeessere coinvolto. Come esperti essi valuteranno e consiglierannoriguardo a: Tutti gli aspetti inerenti l'installazione, l'operatività, lamanutenzione. Le parti di ricambio e ogni altro speciale requisito, la lorodisponibilità e i costi relativi. Disponibilità di personale tecnico e livello di tirociniorichiesto Valutazione della vita media dell'apparecchio in base al modello,all'anno di produzione; inoltre se è nuovo o ristrutturato. Adeguatezza dell'apparecchiatura in termini di costi di gestionee caratteristiche tecniche. Se un finanziamento sarebbe più adeguato di una donazionediretta. Specificare gli articoli di accompagnamento dell'apparecchiatura Tutte le apparecchiature dovrebbero essere corredate didocumentazione tecnica completa. Riguardante l'installazione,l'operatività, la manutenzione e la riparazione. Una lista delleparti di ricambio con diagrammi e dati tecnici. Tutti questidovrebbero essere disponibili nella lingua locale o se ciò non èpossibile in una delle principali lingue che può essere compresa(inglese, francese, spagnolo, portoghese, ..) Tutte le apparecchiature dovrebbero essere accompagnate da pezzidi ricambio e materiale di consumo. Tali dovrebbero essere inquantità da coprire eventuali "buchi" tra l'invio dell'ordine el'arrivo dei pezzi Tutte le apparecchiature dovrebbero essere accompagnate da uncertificato di garanzia. Avvalersi eventualmente di un esperto perleggere ed interpretare eventuali condizioni.  Compilare una check-list Compilare una check-list che includa i punti sopra esaminati, inmodo che il donatore riceva tutte le informazioni necessarie pereffettuare una donazione appropriata. Segnalare eventuali alternative Se un finanziamento che permette un acquisto locale potrebbe esserepiù appropriato, in quanto più economico o più semplice, deveessere detto chiaramente. Conclusioni alle quali il donatore èincapace a conformarsi possono essere discusse. La soluzionedovrebbe essere compresa ed accettata da entrambe le parti. Comerisultato, il donatore non sostituirà gli articoli credendo cheogni alternativa sia ugualmente adatta. Se vengono donateapparecchiature non necessarie, bisogna immediatamente informarneil donatore. E' anche consigliabile contattare un'agenzia dicoordinamento nazionale.   Responsabilita' del donatore L'apparecchiatura donata sarà utile solamente se correttamenteinstallata, operante, mantenuta in buone condizioni, ecorrettamente usata.  Comunicare con il ricevente Prima di inviare un'apparecchiatura, richiedere al ricevente unadescrizione dettagliata di quanto richiesto (inclusa lacheck-list). Assicurarsi che le condizioni che non possono esserepienamente soddisfatte siano comunicate al ricevente. Un accordo sututti i punti dovrebbe essere raggiunto prima della spedizionedell'apparecchiatura. Questo assicura che l'apparecchiatura inviatasia clinicamente, economicamente, e tecnologicamente adeguata.  Inviare apparecchiature funzionanti L'apparecchiatura, sia nuova o riparata, dovrebbe essere testata etutte le parti essenziali, accessori e materiale operativodovrebbero essere inclusi. Una lista con tutti i componentidovrebbe essere spedita al ricevente. Apparecchiature di secondamano dovrebbero essere completamente rinnovate o revisionate.Dovrebbe essere stabilito che la ditta continui a produrre i pezzidi ricambio, e dovrebbe essere indicata "l'aspettativa di vita"dell'apparecchiatura. Apparecchiature antiquate, rotte osovrabbondanti per le quali i pezzi di ricambio o il materiale diconsumo non sono più disponibili, o apparecchiature non piùassistite dalle ditte produttrici sono inutili nei paesi in via disviluppo come lo sono nei paesi industrializzati. Se è difficileper il donatore assistere l'apparecchiatura, questo lo saràugualmente per il ricevente. Inviare la documentazione tecnica Questa include manuali per l'installazione, l'operatività, lamanutenzione e la riparazione. E' importante che contenganodiagrammi tecnici con simboli internazionali. I documenti tecnicidovrebbero essere nella lingua del personale locale. La necessitàdi questi documenti è importante anche quando lo staff provvedeall'iniziale stage formativo. Il personale straniero parte ingenere prima che l'apparecchiatura abbia dei problemi, e ilpersonale locale addetto alla manutenzione troverà preziosi queimanuali. Inviare un'adeguata quantità di materiale di consumo e pezzi di ricambio Il ricevente deve spesso affrontare lunghe e complicate procedure.L'apparecchiatura dovrebbe perciò essere consegnata, con un corredodi consumabili e parti di ricambio da coprire almeno un periodo didue anni (o per quanto richiesto), e una lista completa di tutte leparti di ricambio. La lista dovrebbe chiaramente indicare il nomedel pezzo, l'eventuale codice, il produttore o il rivenditoreautorizzato con gli estremi identificativi (n° telefono, fax,etc.). Descrizioni vaghe o inesatte potrebbero costare mesi diritardo in un processo già di per se difficoltoso. Assicurare un adeguato imballaggio Prima di giungere alla destinazione finale l'apparecchiaturapotrebbe avere un lungo viaggio in navi, aerei, treni, furgoniforse a dorso d'animale o addirittura a spalle. L'imballo dovràessere, perciò solido e robusto, resistente alle manovre manualianche le più rudi in modo da ridurre al minimo i danni. I collidovrebbero essere possibilmente di un formato che consenta unafacile manovrabilità anche con semplici attrezzi manuali. Inviaresempre una lista che identifichi chiaramente tutti i colli. Inviare la relativa documentazione portuale Può accadere che la merce rimanga nei porti per mesi andandoincontro ad eventuali danni e ad eventuali sanzioni monetarie(dovuto allo stazionamento) solo per un ritardo nell'invio delladocumentazione navale. Il pronto invio dei documenti è essenziale equesti dovrebbero essere inviati con posta espressa e assicurata.Se possibile inviare, antecedentemente, anche una copia tramitefax. Offrire assistenza tecnica Dove è possibile promuovere, raccomandare ed eventualmenteprovvedere ad un tirocinio per l'uso e la manutenzionedell'apparecchiatura. Un training sul posto è sempre molto utile. Conoscere le regole per l'importazione del paese del ricevente Potrebbero esserci regolamenti o leggi, riguardanti tasse o costi,nello stato a cui appartiene il ricevente e che devono essererispettate. E' importante conoscere queste condizioni. Cosi com'èimportante sapere se il ricevente può essere solvente nei riguardidi questi obblighi.  Se avete difficoltà ci sono organizzazioni che possono aiutarvi.Per ulteriori informazioni su questo o su ogni altro argomentoriguardante le linee guida sulle apparecchiature contattate: CISS International P.O. Box 73860 Nairobi Kenya Tel: 254-2-444020 / 444832. Fax: 254-2-440306   World Council of Churches 150 route de Ferney 1211 Geneve 2 Switzerland.   Un esempio di check-list Nome dell'apparecchiatura Descrizione dell'apparecchiatura Tipo di apparecchiatura inclusa nella Standard Equipment Listnazionale Specifiche tecniche Funzioni richieste Speciali esigenze Personale disponibile per: installazione operatività manutenzione altre Localizzazione: luogo dimensioni accessibilità tipo di costruzione altre Clima: escursione termica giorno/notte grado di umidità sistemi di ventilazione altre Servizi: fonti energetiche tipo di carburante voltaggio frequenza fase altre sistemi idrici tipo di acqua Altri commenti